Prezenta notificare descrie practicile noastre privind colectarea și utilizarea de către noi a datelor dumneavoastră personale – de exemplu, ce date colectăm, de ce și în ce scop, și explică drepturile de care beneficiați în legătură cu datele cu caracter personal.
În acest document, puteți găsi informații privind următoarele subiecte:
- CINE SUNTEM
- CUM COLECTĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ PERSONALE
- CUM PARTAJĂM INFORMAȚIILE
- TRANSFERURILE DE INFORMAȚII ÎN AFARA UNIUNII EUROPENE
- SECURITATEA
- DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ
- MODIFICĂRI PRIVITOARE LA NOTIFICARE
- INFORMAȚII DE CONTACT
- CINE SUNTEM
Mediapost Hit Mail este o societate pe acțiuni cu sediul social în Str. Siriului, nr. 42-46, et. 3, sector 1, București, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului din București cu numărul J40/ 8295/ 2000, cod fiscal RO13351917. Noi colectăm și prelucrăm diferite categorii de date personale de la dumneavoastră, care, în conformitate cu legislația Uniunii Europene privind protecția datelor personale, ne conferă calitatea de operator de date pentru astfel de date.
2. CUM COLECTĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ PERSONALE
Datele personale pot fi colectate sau accesate în mai multe moduri, inclusiv:
- direct de la dumneavoastră (de exemplu, prin semnarea unui contract, completând un formular pe website sau apelându-ne la telefon);
- în mod automat (de exemplu, datele observate de noi atunci când navigați pe pagina noastră de internet, www.fulfill.ro – de ex., cookie-uri, IP etc.);
- de la terțe părți (de exemplu, angajatorul, reprezentantul dumneavoastră sau din surse publice precum website-ul unei companii, o căutare pe internet sau platforme de socializare precum LinkedIn, Facebook etc.).
2.1. Date furnizate direct de dumneavoastră
Putem colecta date pe care le furnizați direct. De obicei, acest lucru se va întâmpla când:
- achiziționați produsele sau serviciile noastre;
- ne contactați prin formularele de contact de pe pagina noastră de internet, prin e-mail, prin telefon, prin chat sau prin platforme de socializare;
- încheiați o înțelegere cu noi pentru a ne furniza produse sau servicii;
- încheiați o înțelegere cu noi pentru a vă furniza produse sau servicii;
- participați la un eveniment organizat de noi;
- vă înregistrați pentru a primi comunicări de marketing din partea Mediapost Hit Mail;
- ne vizitați în sediul și punctele noastre de lucru.
2.2 Date colectate în mod automat
Putem colecta date despre dumneavoastra in mod automat.
De obicei, acest lucru se va intampla cand:
- ne vizitati in sediul sau punctele noastre de lucru (de ex. prin inregistrarile video (CCTV) si jurnalele de acces in cladire);
- comunicati cu noi (de exemplu, prin platforme sociale);
- faceti postari publice pe platformele de socializare pe care le urmarim (de exemplu, pentru a raspunde solicitarilor privind produsele si serviciile Mediapost Hit Mail).
De asemenea, putem sa colectam automat date despre dumneavoastra prin utilizarea cookie-urilor si a tehnologiilor de urmarire similare. Modul in care folosim tehnologii de urmarire (ca de ex. cookies si altele care nu sunt bazate pe cookies, ca de ex. web beacon) pe pagina noastra de internet este descris in sectiunea Politica cookies.
2.3 Date furnizate de terte parti
Daca acest lucru este permis de lege, putem obtine date despre dumneavoastra de la terte parti, de exemplu, informatii de profil disponibile public (cum ar fi preferintele si interesele dumneavoastra) de pe site-uri de social media terte (cum ar fi Facebook).
Putem, de asemenea, sa colectam date in alte contexte care va sunt aduse la cunostinta in momentul respectiv.
Ce date colectam despre dumneavoastra?
- date necesare pentru a va furniza serviciile si produsele noastre;
- date pe care ni le oferiti in formulare si contracte;
- date despre vizitele dumneavoastra la sediile si punctele noastre de lucru;
- date pe care ni le oferiti in apelurile telefonice;
- date pe care ni le oferiti in email-urile pe care ni le transmiteti;
- date pe care ni le oferiti in solicitarile prin chat pe care ni le transmiteti;
- date despre preferintele si interesele dumneavoastra;
- date necesare pentru a raspunde solicitarilor si sesizarilor dumneavoastra;
- date necesare pentru gestionarea si administrarea relatiei noastre cu dumneavoastra, cu angajatorul sau reprezentantul dumneavoastra;
- date necesare pentru achizitia de produse sau servicii;
- date necesare pentru comercializarea sau oferirea de consultanta in legatura cu produsele sau serviciile noastre;
- informatii despre ceea ce faceti prin activitatea dumneavoastra care are legatura cu clientii nostri, cu produsele si serviciile noastre sau cu noi.
Datele pe care le colectam direct de la dvs. vor fi evidente din contextul in care le furnizati. De exemplu:
- daca solicitati informatii despre unul dintre serviciile noastre, folosind formularele de pe pagina noastra de internet, ne furnizati numele dvs., date de contact, numele companiei si serviciile de care sunteti interesat;
- daca sunteti un furnizor, pentru a gestiona relatia noastra cu dumneavoastra sau cu angajatorul dumneavoastra, ne furnizati numele, date de contact, date de facturare si detalii despre produse/ servicii pentru a ne indeplini obligatiile contractuale;
- ne puteti oferi informatii despre preferintele si interesele dumneavoastra pentru a va invita la evenimente care v-ar putea interesa.
Datele pe care le colectam in mod automat vor viza, in general:
- detalii despre vizita sau apelul dumneavoastra (cum ar fi de ex., ora si durata);
- cat de des vizitati birourile si punctele noastre de lucru, ce zone accesati/ vizitati si pentru cat timp;
- dispozitivul dumneavoastra (cum ar fi, de ex., adresa dvs. IP sau identificatorul unic al dispozitivului, detalii despre orice cookie-uri pe care le-am stocat pe dispozitivul dumneavoastra etc.).
Datele pe care le colectam de la terti vor consta, in general, in informatii disponibile public (precum functia, preferinte si interese), de exemplu obtinute din postarile pe platformele de socializare.
In ce scop folosim datele dumneavoastra si in ce baza legala?
In functie de natura relatiei noastre cu dumneavoastra, putem folosi informatiile despre dumneavoastra in urmatoarele scopuri:
- Pentru a respecta obligatiile legale, cum ar fi arhivarea datelor conform legislatiei aplicabile sau plata impozitelor si a contributiilor fiscale;
- Pentru a va vinde produsele si serviciile noastre;
- Pentru a va transmite oferte de produse/ servicii relevante, pe baza unor analize avansate cu privire la interesele dumneavoastra;
- Pentru apararea drepturilor si intereselor noastre in justitie;
- Pentru a gestiona relatia contractuala cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra;
- Pentru a asigura conformarea cu legile in domeniu, precum cele privind pastrarea si utilizarea evidentelor dumneavoastra in legatura cu orice litigii anticipate, in scopul obtinerii de consiliere juridica de la avocati sau alti consultanti;
- Pentru a achizitiona produse sau servicii de la dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra, inclusiv pentru a va contacta in vederea mentinerii relatiei dintre noi, pentru a obtine servicii aferente operatiunilor de vanzare si pentru a va achita bunurile, serviciile si a va rambursa cheltuielile (unde este cazul);
- Pentru a vinde produsele si serviciile noastre catre dumneavoastra, inclusiv pentru a va procesa platile; • Pentru a raspunde solicitarilor de informatii;
- Pentru a va informa in legatura cu produsele, serviciile, promotiile si evenimentele noastre;
- Pentru apararea drepturilor si intereselor noastre in justitie;
- In alte scopuri pe care vi le aducem la cunostinta sau care vor fi clare din context, la momentul in care informatiile despre dvs. sunt colectate prima data.
Baza legala pentru folosirea datelor despre dumneavoastra este una dintre urmatoarele:
- respectarea unei obligatii legale la care suntem supusi;
- executarea unui contract la care sunteti parte;
- interesul nostru legitim care nu este inlaturat de interesele pe care le aveti de a proteja datele dumneavoastra personale;
- consimtamantul dumneavoastra, pe care il vom solicita inainte de prelucrarea datelor.
Scopurile in care utilizam informatiile despre dumneavoastra, impreuna cu metodele de colectare corespunzatoare si baza legala de utilizare sunt:
| Scop |
Metoda de colectare si baza legala pentru prelucrare |
| Respectarea obligatiilor de reglementare
• obligatii fiscale si contabile • managementul sanatatii si securitatii • solicitari de divulgare de informatii conform legii si normelor de reglementare • conflicte de interese • pastrarea contractelor si documentelor aferente in care se poate face referire la dumneavoastra |
Aceste informații ne sunt in general furnizate de dumneavoastra direct in momentul in care se stabilește o relatie intre noi sau interacționati cu noi. Utilizam aceste informatii pentru ca ne sunt necesare pentru a ne desfasura activitatea in conformitate cu legea (inclusiv a legislatiei privind societatile comerciale si a codului fiscal), pentru a pastra registrele financiare si fiscale, a ne conforma cu sanctiunile comerciale, a respecta legislatia in materie de sanatate si securitate (care poate include pastrarea de evidente privind incidentele), a intocmi rapoarte, a raspunde la solicitari de informatii de la autoritatile competente si a gestiona orice conflicte de interese. |
| Achizitionarea de produse sau servicii
• stabilirea contactului cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra cat timp ne furnizati produse sau servicii • procesarea platilor • managementul relatiei |
In general, vom primi aceste informatii fie direct de la dumneavoastra, fie prin intermediul angajatorului dumneavoastra (de obicei, nume, functia, adresa companiei, adresa de email de serviciu, comenzi, servicii, informatii de plata, (unde este cazul, detalii despre cheltuieli), corespondenta). Utilizam aceste informatii pentru a indeplini contractul incheiat cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra in calitate de cumparator al produselor sau serviciilor dumneavoastra sau ale angajatorului dumneavoastra, sau in calitate de client al nostru sau, acolo unde nu exista o astfel de obligatie legala, utilizam aceste informatii pentru ca avem un interes legitim de a ne desfasura activitatea, de a va contacta in legatura cu produsele sau serviciile pe care le primim de la dumneavoastra sau de la angajatorul dumneavoastra, sau in legatura cu produsele si serviciile pe care vi le furnizam, de a procesa platile si de a gestiona relatia cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a proteja informatiile despre dumneavoastra. |
| Comercializarea produselor si serviciilor noastre
• stabilirea contactului cu dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra cat timp va furnizam produse sau servicii • indeplinirea comenzilor (inclusiv transmiterea facturilor) • procesarea platilor dumneavoastra • managementul relatiei |
Aceste informatii ne sunt furnizate, in general, de dumneavoastra direct sau de angajatorul dumneavoastra, dupa caz (de obicei, nume, functia, adresa companiei, adresa de email de serviciu, comenzi, informatii de plata, corespondenta). Utilizam aceste informatii pentru a ne achita obligatiile contractuale catre dumneavoastra sau angajatorul dumneavoastra in calitate de cumparator al produselor noastre. |
| Promovarea comerciala si gestionarea relatiei (unde legea permite)
• transmiterea de informatii catre dumneavoastra privind actualizari relevante, promotii si evenimente • gestionarea relației noastre |
Aceste informatii ne sunt furnizate, in general, de dumneavoastra direct sau de angajatorul dumneavoastra, dupa caz (de obicei, nume, functia, adresa companiei, adresa de email de serviciu). Utilizam aceste informatii pentru ca avem un interes comercial legitim de a gestiona relatia dintre noi si de a va informa despre activitatea, produsele si evenimentele noastre, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a proteja informatiile despre dumneavoastra. |
| Administrarea afacerii
• managementul organizational general si tinerea de evidente comerciale • administrarea si tinerea evidentelor despre vizitatori • administrarea si organizarea de evenimente • corespondenta aferenta relatiei noastre cu dumneavoastra sau cu angajatorul dumneavoastra, inclusiv pentru a gestiona solicitarile dumneavoastra de informatii sau cererile • dezvoltarea, implementarea, operarea si mentenanta sistemelor IT • asigurarea securitatii sistemelor, dispozitivelor si cladirilor • operarea unui mediu de lucru sigur • mentinerea securitatii si sigurantei personalului, clientilor, furnizorilor, vizitatorilor si a bunurilor care apartin Mediapost Hit Mail |
In general, fie vom primi informatiile direct de la dumneavoastra fie de la angajatorul dumneavoastra. Utilizam aceste informatii pentru ca avem un interes comercial legitim de a ne desfasura activitatea, de a gestiona relatia noastra cu dumneavoastra si de a mentine securitatea si integritatea cladirilor si sistemelor noastre IT, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a restrictiona utilizarea informatiilor despre dumneavoastra. |
| Securitate si monitorizarea sistemelor
• sisteme de control si jurnale de autentificare si acces, unde este cazul • monitorizarea sistemelor, a dispozitivelor, internetului si emailului la care vi se acorda acces • monitorizarea accesului in incintele Mediapost Hit Mail si a proceselor privind securitatea in locatiile noastre |
Aceste informatii sunt colectate automat prin diferite mijloace precum sisteme automate si de monitorizare a dispozitivelor si inregistrare CCTV in incinta locatiilor noastre. Utilizam aceste informatii pentru ca avem un interes comercial legitim de a asigura confidentialitatea, integritatea si securitatea infrastructurii noastre fizice si digitale si a locatiilor noastre, interes care nu este anulat de interesele, drepturile si libertatile dumneavoastra de a proteja informatiile despre dumneavoastra. |
| Suport in vederea atingerii tuturor scopurilor de mai sus
• corespondarea cu dumneavoastra • imbunatatirea experientelor dumneavoastra • administrare si depanare |
Acestea sunt in general o combinatie de informatii pe care ni le oferiti (de exemplu, date de contact) si informatii pe care le colectam automat (de exemplu, informatii despre dispozitivul dumneavoastra si cookieuri si tehnologii de urmarire similare). Utilizam aceste informatii in temeiurile care corespund scopului pentru care utilizam informatiile pentru care oferim suport. |
In unele cazuri, putem utiliza date despre dvs. in moduri care nu sunt descrise mai sus. In acest caz, vom furniza o notificare suplimentara privind confidentialitatea care explica aceasta utilizare.
3. CUM PARTAJAM DATELE
Este posibil sa partajam date despre dumneavoastra cu:
- Terte parti care furnizeaza produse sau servicii catre noi sau dumneavoastra (precum angajatorul dumneavoastra, consilieri, furnizori de servicii de plata, furnizori de servicii de curierat, retaileri, furnizori de servicii de informatii etc.);
- Terti care furnizeaza produse sau servicii, cum ar fi curierii, furnizorii de sisteme IT si furnizorii de servicii de asistenta aferenti, inclusiv furnizorii de servicii de telecomunicatii, realizare copii de rezerva si recuperare in caz de dezastru, servicii de securitate informatica si alti furnizori de servicii externalizate, cum ar fi stocare in afara spatiului propriu si furnizori de servicii de stocare in sistem cloud;
- Terte parti, daca este necesar sau permis de lege, de exemplu: autoritati de reglementare, departamentele guvernului, ca raspuns la o cerere a autoritatilor de aplicare a legii sau a altor functionari guvernamentale, atunci cand dezvaluirea este necesara sau adecvata pentru a preveni vatamarea fizica sau pierderile financiare sau in legatura cu o investigatie a unei activitati ilegale suspectate sau reale, si in contextul restructurarii organizationale.
4. TRANSFERURILE DE DATE IN AFARA UNIUNII EUROPENE
Ca regula generala, datele personale nu vor fi transferate in afara UE. Cu toate acestea, in cazul in care este necesar transferul datelor personale catre tari din afara SEE, vom lua masurile necesare pentru a asigura nivelul de protectie si securitate adecvat in raport cu legile aplicabile, inclusiv prin introducerea unor clauze contractuale standard in contractele ce vizeaza respectivul transfer.
5. SECURITATEA
Cum protejam datele dumneavoastra?
Punem in aplicare masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale pe care le detinem impotriva dezvaluirii, utilizarii, modificarii sau distrugerii neautorizate. Daca este cazul, folosim tehnologii de criptare si alte tehnologii care pot ajuta la securizarea informatiilor pe care le furnizati. De asemenea, solicitam furnizorilor nostri de servicii sa respecte cerinte stricte de confidentialitate si securitate a datelor.
Cat timp vor fi pastrate informatiile despre dvs.?
Vom pastra informatiile despre dvs. pe perioada necesara pentru a indeplini scopurile pentru care au fost colectate informatiile. Dupa aceea, le vom sterge. Perioada va varia in functie de scopurile pentru care au fost colectate informatiile. In anumite circumstante, aveti dreptul sa ne cereti sa stergem informatiile. De asemenea, uneori suntem obligati din punct de vedere legal sa pastram informatiile, de exemplu, in scopuri fiscale si contabile.
In mod normal, retinem date in functie de criteriile descrise in tabelul de mai jos:
| Tip | Explicatie/criteriu tipic de pastrare |
| • informatii inregistrate in baza de date | Daca ne-ati furnizat servicii (fie direct, fie prin angajator), majoritatea informatiilor referitoare la dumneavoastra sunt pastrate pe durata desfasurarii relatiei cu dumneavoastra; de exemplu, cat timp veti continua sa furnizati servicii sau sa raspundeti la comunicarile noastre. Cu toate acestea, anumite elemente, precum istoricul de achizitii, vor expira in mod natural dupa o perioada de timp, astfel ca le vom sterge automat dupa perioade de timp definite, in functie de scopul pentru care le-am colectat. |
| • evidente comerciale si de plata | Pastram evidente privind facturile, vanzarile, achizitiile, platile realizate si primite si documentele aferente (precum contracte si emailuri) in conformitate cu cerintele legislatiei privind companiile si cu codul fiscal, de obicei timp de 11 ani. De asemenea, vom pastra evidente ale verificarilor realizate la furnizori cat timp este necesar pentru a respecta obligatiile noastre legale si de reglementare. |
| • jurnale privind vizitatorii | Daca vizitati cladirile noastre, jurnalele privind vizitatorii sunt pastrate de obicei pe o perioada de doar cateva luni. |
| • CCTV | Daca vizitati cladirile noastre, inregistrarile CCTV sunt pastrate de obicei pe o perioada de cateva zile pana la cateva saptamani, in functie de scopul inregistrarii. |
| • achizitii | Daca achizitionati servicii, vom retine detaliile acestei tranzactii cat timp este nevoie pentru a executarea contractului si pentru a ne conforma oricaror obligatii legale (de exemplu, in scop de pastrare a evidentelor fiscale si contabile). |
| • jurnale de audit a sistemelor | Jurnalele de audit a sistemelor sunt pastrate de obicei pe o perioada de doar cateva luni. |
6. DREPTURILE DUMNEAVOASTRA
Conform legii, beneficiati de urmatoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastra personale pe care le prelucram:
- Dreptul de acces: puteti obtine de la noi confirmarea ca prelucram datele dvs. cu caracter personal, precum si informatii privind specificul prelucrarii. Acest drept va permite sa obtineti gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, precum si contra-cost orice copii suplimentare.
- Dreptul la rectificarea datelor: puteti sa ne solicitati sa modificam datele dvs. cu caracter personal incorecte ori, dupa caz, sa completam datele care sunt incomplete.
- Dreptul la stergere: puteti solicita stergerea datelor dvs. cu caracter personal atunci cand: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat si le prelucram; (ii) vati retras consimtamantul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal si noi nu le mai putem prelucra pe alte temeiuri legale; (iii) datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii; respectiv (iv) datele cu caracter personal trebuie sterse conform legislatiei relevante.
- Dreptul de opozitie si retragerea consimtamantului (daca este cazul): puteti sa va opuneti prelucrarii pentru motive care tin de situatia dvs. particulara sau puteti sa va retrageti oricand consimtamantul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care sunt prelucrate pe baza de consimtamant, fara insa ca aceasta sa afecteze in vreun fel prelucrarile realizate anterior.
- Dreptul la restrictionare: puteti solicita restrictionarea prelucrarii datelor dvs. cu caracter personal daca: (i) contestati corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioada care ne permite sa verificam exactitatea datelor in cauza; (ii) prelucrarea este ilegala, iar dvs. va opuneti stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor; (iii) datele nu ne mai sunt necesare prelucrarii, dar dvs. ni le solicitati pentru o actiune in instanta; respectiv (iv) in cazul in care v-ati opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care se verifica daca interesele legitime ale societatii ca operator prevaleaza asupra drepturilor dvs. in calitate de persoana vizata.
- Dreptul la portabilitate (daca este cazul): puteti sa ne solicitati, in conditiile legii, sa va furnizam datele dvs. cu caracter personal pe care dvs. ni le-ati furnizat intr-o forma structurata, utilizata frecvent si care poate fi citita in mod automatizat. De asemenea, daca ne solicitati expres, putem sa transmitem datele dvs. cu caracter personal unei alte entitati, daca este posibil din punct de vedere tehnic.
- Drepturile aferente deciziilor automatizate inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa: Mediapost Hit Mail nu realizeaza astfel de profilari care sa fie urmate de decizii automatizate cu efect juridic sau similar semnificativ pentru persoana vizata.
- Dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere: aveti dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal in cazul în care considerati ca v-au fost incalcate drepturile. Date de contact: B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal 010336 Bucuresti, Romania, anspdcp@dataprotection.ro.
Consimtamantul poate fi retras in orice moment. Aceasta retragere a consimtamantului nu afecteaza legalitatea prelucrarii de pana la acel moment, dar de la retragerea consimtamantului, Mediapost Hit Mail va inceta prelucrarea datelor respective.
Pentru a va exercita drepturile, va rugam sa ne contactati utilizand datele de contact mentionate in sectiunea 8 de mai jos.
7. MODIFICARI PRIVITOARE LA NOTIFICARE
Putem actualiza din cand in cand aceasta notificare (si orice notificare suplimentara privind confidentialitatea). Va vom notifica despre modificari cand este necesar sa o facem in temeiul legii.
8. INFORMATII DE CONTACT
Daca aveti orice fel de intrebari despre aceasta notificare sau doriti sau doriti sa va exercitati drepturile asa cum sunt acestea prevazute mai sus, ne puteti contacta folosind urmatoarele date de contact:
Adresa de Corespondenta: Strada Siriului, nr. 42-46, etaj 3, sector 1, Bucuresti.
E-mail: office@mediapost-hitmail.ro Telefon: +40212244020